CÁC QUY ĐỊNH CỦA CÔNG TY
Quyết định số 442/QĐ-CTXSKT Về việc ban hành Quy chế về quy trình thu hồi, kiểm đếm, lưu trữ, tiêu huỷ vé xổ số truyền thống bán không hết

Ngày: 24/09/2013

UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH  
CTY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT    BÌNH ĐỊNH
----------------

 Số:  442/QĐ-CTXSKT 
 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
    Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
    
----------------------------------------


                Bình Định, ngày 10 tháng 9 năm 2013
 

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế về quy trình thu hồi, kiểm đếm, lưu trữ, tiêu huỷ vé Xổ số truyền thống bán không hết

 
GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH

       Căn cứ Quyết định số 311/QĐ-UBND ngày 29/5/2007 của UBND tỉnh Bình Định về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định;
       Căn cứ Nghị định 30/2007/NĐ-CP ngày 01/3/2007 của Chính phủ về kinh doanh xổ số và Nghị định 78/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 30/2007/NĐ-CP của Chính Phủ;
         Căn cứ thông tư số 75/2013/TT-BTC ngày 04/6/2013 của Bộ Tài Chính hướng dẫn chi tiết về họat động kinh doanh xổ số;
         Xét đề nghị của Trưởng phòng Kế hoạch – Hành chính Công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế về quy trình thu hồi, kiểm đếm, lưu trữ, tiêu huỷ vé Xổ số truyền thống bán không hết của Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định.
Điều 2. Quy chế về quy trình thu hồi, kiểm đếm, lưu trữ, tiêu huỷ vé Xổ số truyền thống bán không hết có hiệu lực thi hành từ ngày 01/10/2013. Các quy định trước đây trái với Quy chế này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các ông(bà): Kế toán trưởng, trưởng các đơn vị trực thuộc và CBCNV có liên quan của Công ty, các đại lý bán vé xổ số truyền thống Bình Định chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 3;    
- Các TV Hội đồng GSXS (thay b/cáo);
- Ban Giám đốc Công ty;
- Ban Kiểm soát Công ty;
- Trang thông tin điện tử của Công ty;
- Lưu KH-HC, VT.


 

  GIÁM ĐỐC

 

Đã ký


Dương Thế Đào
 

  UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH  
CTY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT    BÌNH ĐỊNH
----------------
  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
    Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
           
----------------------------------------     
QUY CHẾ VỀ QUY TRÌNH THU HỒI, KIỂM ĐẾM, LƯU TRỮ, TIÊU HUỶ VÉ  XỔ SỐ TRUYỀN THỐNG
BÁN KHÔNG HẾT 
(
Ban hành kèm theo quyết định số 442/QĐ-XSKT ngày 10 tháng 9 năm 2013 của Giám đốc Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định)
 
         Căn cứ Thông tư 75/2013/TT-BTC ngày 04/6/2013 của Bộ Tài chính hưỡng dẫn chi tiết về hoạt động kinh doanh xổ số. Nay Công ty TNHH xổ số kiến thiết Bình Định  ban hành Quy chế về quy trình thu hồi, kiểm đếm, lưu trữ, tiêu huỷ vé xổ số truyền thống bán không hết, cụ thể như sau:
I.Thu hồi vé Xổ số truyền thống không tiêu thụ hết:
1.Đối với đại lý (hoặc người trả vé được đại lý uỷ quyền):
    Người trả vé thực hiện trả vé đúng địa điểm và thời gian do Công ty quy định, phải tự tháo ghim và chặt góc để vô hiệu hoá tờ vé (cắt vé theo quy định sau: cắt một phần góc trên bên phải nơi in mệnh giá tờ vé, cắt sâu vào trong phần khung của tờ vé) và cột vé theo nguyên tắc: Cột theo tép, bó. Mỗi tép có 100 vé hoặc 200 vé (tuỳ theo tập quán từng địa bàn), trường hợp có vé lẻ phải cột thành tép riêng và ghi rõ số lượng của tép vé lẻ; mỗi bó vé có 1.000 vé, nếu có vé lẻ thì bó vé lẻ có số vé lể còn lại mặc dù chưa đủ 1.000 vé vẫn phải cột riêng. Khi trả vé cho công ty, đại lý phải lập phiếu nhận, kiểm vé ế trả lại theo mẫu (mẫu số 2-PH) quy định của công ty để gắn vào cục vé của từng người trả.
    Số lượng vé huỷ ế chính thức của đại lý chỉ được xác định sau khi công ty tổ chức kiểm đếm thực tế dưới sự chứng kiến của đại diện Hội đồng giám sát xổ số và có thông báo cho đại lý biết.
     Các đại lý xổ số phải nộp vé bán không hết về các điểm thu hồi vé theo quy định và phải hoàn thành xong trước 15 phút so với thời gian bắt đầu quay số mở thưởng. Trường hợp đại lý nộp vé chậm so với thời gian quy định, công ty được quyền từ chối không nhận số vé bán không hết trả chậm đó.
2.Đối với công ty và đơn vị trực thuộc Công ty (Chi nhánh, VPĐD):
a/Tại điểm thu hồi vé huỷ ế ở trụ sở chính của công ty: Việc thu hồi, kiểm đếm vé huỷ ế chỉ thực hiện một bước, cụ thể như sau:
     Cán bộ thu hồi vé có nhiệm vụ tiếp nhận vé huỷ ế của đại lý cấp 1 (hoặc những người được đại lý cấp 1 uỷ quyền) đã được vô hiệu hoá để tiến hành kiểm tra việc vô hiệu hoá theo quy định, kiểm đếm xác định số vé thực tế đại lý trả và ký xác nhận vào các ô được quy định trong mẫu số 02- PH. Phiếu này được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho đại lý, 1 liên kèm theo cục vé huỷ, 1 liên kèm theo biên bản thu hồi vé huỷ ế.
     Toàn bộ số vé thu hồi phải được bỏ vào bao và thực hiện niêm phong dưới sự chứng kiến của Hội đồng giám sát xổ số. Giấy niêm phong ghi rõ ngày, giờ niêm phong và địa điểm thu hồi vé ế, có chữ ký của Hội đồng giám sát xổ số và đại diện Công ty. Trên bao vé ghi rõ ký hiệu bộ vé, ngày mở thưởng. Căn cứ vào các phiếu nhận, kiểm vé ế trả lại (mẫu số 02-PH), cán bộ tổng hợp vé có trách nhiệm lập biên bản thu hồi vé xổ số truyền thống Bình Định bán không hết tại trụ sở Văn phòng Công ty (mẫu BB-01) để trình Hội đồng ký xác nhận. Các công việc trên phải thực hiện xong trước 15 phút so với giờ quay số mở thưởng.
b/Tại các điểm thu hồi vé huỷ ngoài trụ sở chính của Công ty: Việc thu hồi, kiểm đếm được thực hiện theo 2 bước .
* Bước 1:
      Cán bộ ở các điểm thu hồi vé huỷ ế có nhiệm vụ nhận vé huỷ ế, kiểm tra việc vô hiệu hoá tờ vé và kiểm tra sơ bộ số lượng theo tép, bó và tổng số vé ế của đại lý cấp 1 (hoặc những người được đại lý cấp 1 uỷ quyền) mang đến trả. Sau khi kiểm tra sơ bộ xong cán bộ thu hồi có trách nhiệm ký vào cột người nhận của phiếu số 02-PH theo quy định của công ty. Toàn bộ số vé sau khi kiểm tra sơ bộ xong phải được bỏ vào bao và thực hiện niêm phong toàn bộ vé bán không hết được thu hồi, giấy niêm phong phải có chữ ký đại diện Hội đồng hoặc Ban giám sát xổ số.
      Trên cơ sở các phiếu 02-PH, cán bộ thu hồi vé tiến hành tổng hợp, lập biên bản thu huỷ vé số bán không hết trên địa bàn (theo mẫu BB-02) trình Hội đồng hoặc Ban giám sát xổ số ký xác nhận trước 15 phút so với giờ quay số mở thưởng.  
     Căn cứ vào biên bản thu huỷ vé ở trụ sở chính của công ty và các điểm thu huỷ vé ngoài trụ sở chính công ty gửi về, cán bộ tổng hợp của công ty có trách nhiệm lập Báo cáo tổng hợp nhanh tình hình phát hành, thu hồi bước 1 vé số bán không hết (mẫu BB-03) trình lãnh đạo Công ty ký trước khi thực hiện kiểm đếm bước 2.
* Bước 2.
       Cán bộ giao nhận vé chịu trách nhiệm nhận toàn bộ các biên bản thu hồi vé huỷ bước 1 và các bao vé huỷ ế đã được niêm phong từ các điểm thu hồi vé huỷ ế ngoài trụ sở chính của công ty vận chuyển về giao lại cho bộ phận tiếp nhận được Công ty giao nhiệm vụ. Trên cơ sở đó, bộ phận tiếp nhận mời đại diện Hội đồng giám sát xổ số kiểm tra, cho phép mở niêm phong và giám sát quá trình kiểm đếm bước 2.
      Để có cơ sở lập thông báo số lượng vé hủy thừa thiếu qua kiểm tra bước 2 và biên bản tổng hợp kết quả phát hành (mẫu BB-04).Công ty phân công một số cán bộ công nhân viên thực hiện việc kiểm đếm bước 2 dưới sự chứng kiến của Hội đồng giám sát xổ số tỉnh.Toàn bộ số vé hủy ế sau khi kiểm đếm bước 2 xong cũng được bỏ vào bao theo từng đại lý, từng địa bàn và thực hiện niêm phong theo quy định.
II.Đối với số lượng vé xổ số truyền thống chưa đưa ra lưu thông thuộc đợt đã phát hành (nếu có):
      Việc thu hồi, kiểm đếm cũng được thực hiện theo các quy trình nêu trên, riêng việc cắt góc vô hiệu hoá do cán bộ công ty thực hiện dưới sự chứng kiến của đại diện Hội đồng giám sát xổ số.
III. Quy định trách nhiệm trong quá trình thu hồi vé xổ số truyền thống.
       Để đảm bảo tính khách quan trong việc thực hiện quy trình này, việc phân công người làm nhiệm vụ thu hồi và kiểm đếm vé tiêu thụ không hết phải tuân thủ theo nguyên tắc:
      Cán bộ CNV công ty có người thân là Vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột, anh, chị, em nuôi làm đại lý thì không được trực tiếp tham gia thu hồi và kiểm đếm vé Xổ số truyền thống của đại lý đó.
1. Tại điểm thu hồi và kiểm đếm vé ở trụ sở chính công ty:
- Đối với đại lý: Do chỉ thực hiện quy trình thu hồi, kiểm đếm một bước nên số liệu kiểm tra thực tế (có sự chứng kiến của đại lý) của bước này là kết quả chính thức. Vì vậy nếu phát hiện có sự sai lệch thì đại lý kịp thời phản ánh để tìm nguyên nhân và xử lý. Kết thúc quá trình kiểm đếm mà đại lý không có ý kiến gì thì sau đó không được quyền khiếu nại.  
- Đối với Công ty: Trong khi thực hiện quy trình nếu có sai sót như: không phát hiện được những trường hợp vé chưa vô hiệu hoá, vé sai ngày, vé lẫn lộn của tỉnh khác, ghi chép hoặc tổng hợp số liệu sai. . . .  thì cán bộ gây nên sai sót bị trừ điểm thi đua theo quy chế. Trường hợp gây tổn thất lớn còn phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất và xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty.  
2. Tại các điểm thực hiện quy trình thu hồi và kiểm đếm theo 2 bước:
a. Tại điểm thu hồi và kiểm đếm bước 1.
    Do việc xác định kết quả bước 1 chỉ là sơ bộ, nên việc kiểm đếm thực tế là theo tép, bó. Vì vậy, khi kiểm đếm bước 2 có sự thừa thiếu lớn do sai lệch tép hoặc bó thì cán bộ công ty thực hiện việc thu hồi, kiểm đếm bước 1 có trách nhiệm phối hợp với đại lý để giải quyết và bị trừ điểm thi đua theo quy chế.
b. Đối với cán bộ được giao nhiệm vụ tổng hợp, kiểm đếm bước 2:
    Trong quá trình thực hiện kiểm đếm, tổng hợp số liệu bước 2 nếu có sai sót như: không phát hiện vé chưa vô hiệu hoá, vé sai ngày, vé lẫn lộn của tỉnh khác, vé ghi sai số lượng, tổng hợp số liệu sai . . . vượt mức quy định thì phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất và trừ điểm thi đua theo quy chế, nếu sai phạm nhiều lần sẽ bị các hình thức xử lý kỷ luật theo quy định.  
IV.LƯU TRỮ VÉ XỔ SỐ TRUYỀN THỐNG BÁN KHÔNG HẾT
  1.  Vé xổ số truyền thống bán không hết được thu hồi phải lập biên bản (Mẫu BB-06A) và đưa vào nhập kho lưu trữ, bảo quản theo quy định.
  2.  Khi đưa vé xổ số truyền thống thu hồi vào nhập kho lưu trữ, phải thực hiện các nội dung sau:
-  Đối chiếu để đảm bảo khớp đúng giữa sổ sách và thực tế  số vé xổ số truyền thống thù hồi do không tiêu thụ hết đưa vào nhập kho lưu trữ;
- Vé thu hồi nhập kho phải được gói buộc niêm phong theo từng ngày mở thưởng.  
  3.  Thời gian lưu trữ đối với vé thu hồi do bán không hết tối thiểu là 7 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn lĩnh thưởng của vé.
  4. Đối với các kỳ vé xổ số truyền thống có phát sinh tranh chấp, khiếu nại thì hết thời hạn quy định vẫn phải lưu trữ tiếp cho đến khi có kết luận xử lý cuối cùng.
V.TIÊU HUỶ VÉ XSTT THU HỒI HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ .
     Công ty thành lập Hội đồng tiêu huỷ gồm các thành viên: đại diện Lãnh đạo Công ty làm chủ tịch Hội đồng; Kế tóan trưởng, trưởng phòng phụ trách công tác Phát hành và thủ kho vé hủy ế làm thành viên.
      Căn cứ số lượng vé cần tiêu huỷ và thời hạn lưu trữ, Hội đồng tổ chức tiêu huỷ vé theo quy định, việc tiêu hủy phải được lập biên bản với đầy đủ các nội dung theo (mẫu BB-07A).
    Trên đây là những quy định chi tiết về quy trình thu hồi kiểm đếm, lưu trữ và tiêu hủy vé XSTT bán không hết của công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định. Quy trình này thay thế Quy trình thu hồi vé ế, lưu trữ vé ế thu hồi, tiêu hủy vé ế hết thời hạn lưu trữ ban hành kèm theo quyết định số 608/QĐ-CTXSKT ngày 24/8/2007. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc phản ảnh kịp thời về Công ty để nghiên cứu bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế../.
 

  GIÁM ĐỐC

 

Đã ký

Dương Thế Đào

 

(  )
TIN LIÊN QUAN